Home Office in Zeiten von COVID-19

so nutzen Sie die Corona Krise um Ihre Digitalisierung voranzutreiben

Die Corona Krise stellt die Arbeitswelt auf den Kopf. Wo die Produktion noch läuft werden Schichtsysteme so angepasst, dass sich die Menschen aus unterschiedlichen Schichten nicht mehr begegnen. Die Büros bleiben vermehrt leer, weil viele Kollegen von zuhause arbeiten. Doch wie kann Home Office für Unternehmen der Logistik und Transportbranche gelingen, für die das Home Office häufig noch Neuland ist?

Was benötigt man für Home Office?

Auch wenn Home Office für Sie bisher etwas komplett Neues ist, können auch Sie davon profitieren ihre Mitarbeiter zu schützen und den Arbeitsort nach Hause zu verlegen. Im Grunde ist es gar nicht so schwierig Home Office in Ihrem Unternehmen für die Kollegen einzuführen, die tatsächlich von zuhause arbeiten können. Hier finden Sie einige Punkte, die Ihnen helfen können:

Wer kann von zuhause arbeiten?

Grundsätzlich kann jede Aufgabe, die an einem Bildschirm erledigt wird auch von zuhause aus ausgeübt werden. Hier ist die wichtigste Frage, wie man den Zugang zu Daten und Servern sicherstellen kann und ob die aktuellen Prozesse sich auch kurzfristig digital umsetzen lassen.

Womit wird von zuhause gearbeitet?

Aus Sicherheitsgründen ist davon abzuraten private Computer und Laptops für die Arbeit zu nutzen. Der Dienstlaptop ist leicht eingepackt und mitgenommen. Aber auch der gesamten PC samt Bildschirm(en) kann bequem mit nach Hause genommen werden.

Alternativ dazu gibt es auch die Möglichkeiten Laptops relativ kostengünstig auszuleihen, zum Beispiel hier. Bei Leihgeräten besteht aber möglicherweise das Problem, dass notwendige Programme nicht verfügbar sind.

Tipp: Nehmen Sie die aktuelle Situation als Anlass Ihre IT-Einkaufspolitik zu überdenken. Wird es für Sie Zeit Laptops anstatt von den stationären PCs zu kaufen um auch in der Zukunft flexibel zu sein? Setzen Sie vermehrt auf Diensthandys und VoIP um Mobilität zu erhöhen.

Zugang zu den Servern und Emails

Mit Hilfe eines VPN können Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten auf die Unternehmensserver zuzugreifen. Das ist besonders wichtig für die Dokumentenablage und für Emails. Fragen Sie hierzu die für die IT verantwortliche Person um Unterstützung.

Prozesse umdenken und Agilität lernen

Jetzt denken sie vielleicht: “Von zuhause arbeiten ist ja schön und gut aber unsere Prozesse erlauben das nicht.”. Schauen Sie sich kritisch an welche Prozesse aus rechtlichen oder anderen Gründen tatsächlich nicht geändert werden können. Da bleiben sicher einige Prozess übrig, die sie entweder kurzfristig aussetzen können, die sie nachholen können, oder die sie noch mal überholen können. So könnten Mitarbeiter zum Beispiel mit dem Smartphone Dokumente abfotografieren und auf einem sicheren Cloud-basierten Server zwischenlagern und im Nachgang in die üblichen Systeme übertragen.

Tipp: Viele Unternehmen werden sich jetzt wünschen, dass sie schon vor langer Zeit zum digitalen Arbeiten übergegangen sind. Leiten Sie jetzt die nötigen Schritte ein. Die nächste “Corona-welle” kommt laut vielen Experten sicher. Bis dahin können Sie bereit sein.

(Kommunikations-)Tools helfen Ihnen durch den Alltag

Es gibt eine Vielzahl von Programmen, die Ihnen besonders bei der Kommunikation helfen, wenn sie sich nicht persönlich in Meetings sehen können. Allgemein empfiehlt es sich Videokonferenzen zu halten, denn der Großteil der Kommunikation läuft non-verbal ab. Hier finden Sie eine Liste an bewährten Softwarelösungen:

Tools für Videokonferenzen

• Zoom.us kann in der kostenfreien Version Meetings mit bis zu 100 Teilnehmern hosten - allerdings auf 40 Minuten beschränkt. Für 14€ im Monat wird die Zeitbeschränkung entfernt und es gibt viele Funktionen darüber hinaus

• Microsoft Teams eignet sich super für online meetings mit bis zu 250 Teilnehmern. Leider jedoch nicht in der kostenlosen Version

• Skype ermöglicht Videocalls mit bis zu 10 Teilnehmern ohne Einschränkungen und ist damit super für Teammeetings geeignet.

• Google meet ist Teil der Google Suite und ermöglicht Videokonferenzen mit bis zu 25 Teilnehmern. Kostenfrei lässt sich aber auch Google Hangouts mit einer googlemail Adresse nutzen.

Tipp: Bitten Sie ihr Team während Konferenzen und Teammeetings Headsets zu benutzen. So vermeiden sie Feedback und reduzieren Nebengeräusche stark. Darüber hinaus gilt: Wer nicht spricht sollte sein Mikrofon stumm schalten.

Chats

Es gibt eine Vielzahl von Chats, die das moderne Zusammenarbeiten erleichtern. Denn nicht alles muss in einer Email oder einem Telefonat geklärt werden. Folgende Chats sind bewährt, sicher und erlauben es Kollegen aus der App heraus Anrufe zu tätigen.

• Microsoft Teams ermöglicht es auch in der kostenfreien Version miteinander zu chatten und Dokumente zu teilen

• Slack lässt sich auch in der kostenlosen Version super nutzen

Tipp: Definieren Sie die den Sinn der verschiedenen Chatgruppen klar und schaffen Sie einen Chat für Allgemeines/Diverses. Dann weiß man von vornherein wo das neueste Corona-Video reingehört und wo nicht.

Digitale Kommunikation gewinnbringend gestalten

Wenn Home Office für Ihre Mitarbeiter neu ist, wird es klare Absprachen und Richtlinien brauchen um Ihrer Mitarbeiter den richtigen Umgang damit beizubringen.

Persönlicher Kontakt

Nehmen Sie jeden Tag Zeit um mit einzelnen Mitarbeitern zu sprechen, zu hören wie es Ihnen geht und zu ermutigen. Besonders in der gegenwärtigen Situation wird Ihnen diese Zuwendung hoch angerechnet werden.

Klare Richtlinien zum Home Office sind unverzichtbar

Ohne klare Regeln kann leicht Chaos entstehen. Geben Sie den Takt an so dass Kollegen Sicherheit haben, wie sie sich in der neuen Situation verhalten sollen.

Folgende Punkte sollten Sie bei Ihren Richtlinien beachten:

1. Abstimmung

Regelmäßiger und enger Austausch was die Aufgaben in der Woche sind sodass jeder Person sich sicher ist, dass die gemachte Arbeit auch relevant ist. Halten Sie ein Meeting zu Beginn der Woche um Prioritäten klarzustellen. Darüber hinaus bietet es sich an, mehrmals in der Woche kurze Videokonferenzen abzuhalten um sich im Team abzustimmen und die Moral hoch zu halten.

2. Erreichbarkeit

Um sicherzustellen, dass das gesamte Team effektiv arbeiten kann, müssen Sie sicherstellen, dass Sie auf allen relevanten Kommunikationskanälen leicht erreichbar sind und kurzfristig auf Anfragen reagieren.

3. Fokus

Das Arbeiten von Zuhause soll genauso ernst genommen werden wie das Arbeiten im Büro. Stellen Sie klare Regelungen auf wie mit der gewonnen Freiheit gut umgegangen werden kann. Wenn sich jemand um die Familie kümmern muss weil es keine andere Betreuungsmöglichkeit gibt, dann sollte dies zum Anfang der Woche kommuniziert werden, um Klarheit zu schaffen.

4. Sicherheit

Definieren Sie die Sicherheitsvorschriften bei der Arbeit von Zuhause. Im Zweifel muss ihre IT Sicherheitsvorschrift angepasst werden. Stellen Sie sicher, dass die Kollegen in einem gesicherten WLAN-Netzwerk arbeiten.

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